Chưa nói tới quy mô doanh nghiệp mà chỉ cần một văn phòng cỡ nhỏ thì khoản chi hàng tháng cho giấy và mực in cũng khá lớn, nhất là đối với các văn phòng có công việc liên quan tới giấy tờ. Thời gian vừa qua, giá giấy trong nước đã tăng khá cao, và mực in cũng vậy. Chính vì thế mà việc in ấn tiết kiệm không chỉ liên quan tới việc chọn máy in phù hợp mà còn nằm ở khâu thiết lập cấu hình máy in như thế nào.

Nếu bạn đang sử dụng máy in nhưng chưa bao giờ tối ưu chúng thì đó cũng không phải là việc làm hay. Một chiếc máy in thông thường bao giờ cũng có cơ chế tiết kiệm mực, và đồng nghĩa với việc tiết kiệm tiền bạc cho bạn. Ngay cả những chiếc máy in laser cũ cũng có thiết lập độ đậm đặc của mực hoặc chất lượng in ấn.

Nếu bạn thực sự quan tâm tới việc tiết kiệm chi phí thì nên cân nhắc sử dụng loại giấy tái chế. Loại giấy thân thiện với môi trường này vẫn phù hợp với hầu hết các nhu cầu in ấn, và cũng như các loại giấy khác, bạn có thể in một mặt hoặc 2 mặt trên loại giấy này. Nếu cần sử dụng loại giấy đặc biệt, chẳng hạn để in ảnh, thì bạn cũng nên cân đối giữa loại giấy tái chế và giấy chất lượng cao.

Việc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp cũng giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí. Nếu không cần thiết sử dụng bản giấy (còn gọi là “hard copy”), bạn có thể sử dụng e-mail, nhưng nhớ là trước khi gửi tài liệu bằng e-mail, bạn nên chuyển (convert) chúng sang dạng PDF. Nhưng tại sao phải convert sang PDF? PDF sẽ giúp bảo lưu văn kiện gốc khiến cho người nhận không thể thay đổi được. Ngoài ra, nó còn giúp giảm kích cỡ tài liệu trong một số trường hợp. Hiện có rất nhiều công cụ miễn phí giúp bạn thực hiện điều này, chẳng hạn như Nitro PDF Reader. Nếu sử dụng phiên bản Office 2010, bạn sẽ thấy ngay phần chuyển đổi tài liệu sang PDF trong menu chính.

Thiết lập máy in để tiết kiệm giấy và mực

Bước 1: Để tiếp cận các thuộc tính của máy in, từ bất cứ ứng dụng đang mở nào bạn vào phần File – Print, hoặc File – Print Preview, rồi chọn Print Preferences. Các lựa chọn có trong phần này tùy thuộc vào model máy in mà bạn sử dụng, tuy nhiên kiểu gì thì kiểu bạn vẫn tìm thấy chế độ in Draft (in nháp) hoặc Economy (in tiết kiệm).

Bước 2: Nếu bạn cần in tài liệu dài, hãy giảm mép của trang giấy xuống mức tối đa. Hãy mở chương trình tạo tài liệu rồi thay đổi mép trang trong phần cấu hình tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng dạng thước đo (ruler guide) để giảm mép trang. Trong WordPad, bạn sẽ tìm thấy công cụ này trong phần menu Page Setup.